En lyckad mässa börjar med beslut som fattas långt innan monterbygget startar. Företaget behöver veta vilka besökare man vill möta, vad de ska uppleva och vad mässdeltagandet ska ge verksamheten. Först därefter blir det relevant att diskutera monterstorlek, design, aktiviteter och teknik.
Allo Event arbetar med mässproduktion där affärsmålet får styra de praktiska valen. Det hjälper företag att lägga tid och budget på sådant som faktiskt stödjer försäljning, relationer, produktlanseringar eller andra mål med närvaron på mässgolvet.
Börja med frågan: varför ställer vi ut?
Mässor kan fylla helt olika funktioner. Ett företag kanske vill träffa befintliga kunder, medan ett annat söker nya återförsäljare eller vill presentera en produkt.
Målet påverkar nästan alla senare beslut. Företag som främst bokar kvalificerade kundmöten kan behöva flera bekväma samtalsplatser. Vid en lansering får demonstrationsytan ofta större betydelse.
Sätt gärna konkreta mätpunkter redan här. Antal relevanta kundkontakter, bokade möten eller genomförda demonstrationer säger ofta mer än hur många personer som passerade montern.
Välj monteryta efter funktion, inte bara storlek
Fler kvadratmeter är inte automatiskt bättre. Placeringen i mässhallen och ytans form kan vara minst lika betydelsefulla.
Studera därför mässans planritning. Var finns entréer, scener, servering och större utställare? Vilka gångstråk väntas få mycket trafik? En mindre hörnmonter på rätt plats kan erbjuda bättre synlighet än en större yta i ett svagare läge.
Kontrollera även takhöjd, riggmöjligheter, elanslutningar och regler kring monterbygget innan designen fastställs.
Låt ett huvudbudskap dominera mässmontern
Besökare rör sig genom en miljö fylld av företag, färger och budskap. En monter som försöker säga allt på samma gång blir lätt svår att förstå.
Bestäm vad en person som går förbi ska uppfatta inom några sekunder. Företagsnamnet behöver synas tydligt, men även erbjudandet eller den viktigaste idén bör kunna förstås snabbt.
Prioritera exempelvis:
- ett tydligt huvudbudskap
- grafik som går att läsa från relevanta gångstråk
- en naturlig entré till montern
- en tydlig plats för produkt eller demonstration
- mötesytor som passar företagets mål.
Detaljer kan kommuniceras senare i samtalet.
Lägg budgeten där besökaren märker skillnaden
En mässbudget innehåller fler poster än själva monterkonstruktionen. Golvyta, grafiskt material, teknik, möbler, transporter, hotell, bemanning och arrangörens avgifter behöver räknas med.
Det gör prioriteringar viktiga. En stor bildskärm kan vara motiverad om produkten behöver visas visuellt. För ett företag vars främsta mål är personliga samtal kan pengarna i stället göra större nytta genom bra mötesmiljöer och genomtänkt belysning.
Allo Event rekommenderar att budgetramen sätts tidigt, så att monterkonceptet kan utvecklas med realistiska ekonomiska ramar från start.
Planera bemanningen lika omsorgsfullt som montern
En påkostad monter kan inte ersätta engagerad personal. De som bemannar ytan behöver känna till målet, erbjudandet och hur olika typer av besökare ska tas om hand.
Långa arbetspass påverkar också energin. Schemalägg pauser och se till att tillräckligt många personer finns på plats under perioder med hög belastning.
Bestäm dessutom hur nya kontakter dokumenteras. Anteckningar från ett bra samtal tappar snabbt värde om ingen vet vem som ska följa upp kontakten efter mässan.
Testa upplevelsen ur besökarens perspektiv
Inför produktionen är det värdefullt att betrakta montern som en besökare snarare än som utställare. Är det uppenbart var man går in? Går huvudbudskapet att se på avstånd? Blockerar en disk eller aktivitet vägen?
3D-visualisering kan ge en tydligare uppfattning om proportioner och siktlinjer innan konstruktionen byggs. Placering av skärmar, möbler och grafiska ytor kan då justeras medan förändringarna fortfarande är relativt enkla.
Glöm inte arbetet efter mässan
Mässdagarna är bara en del av satsningen. Kontakter behöver följas upp medan mötena fortfarande är färska, och erfarenheterna bör dokumenteras inför nästa arrangemang.
Jämför utfallet med målen som sattes före mässan. Vilka aktiviteter skapade relevanta samtal? Fungerade monterflödet? Användes mötesplatserna som planerat? Sådana observationer ger ett betydligt bättre underlag inför nästa investering än rena besökssiffror.
Med tydliga mål, rätt prioriteringar och en monter byggd kring besökarnas beteende får företaget bättre möjligheter att använda mässan som en faktisk affärsplattform, inte bara som några intensiva dagar i en mässhall.